Por Guadalupe Durán
1. Establecer objetivos y metas
2. Selección de la exposición y el espacio
3. Diseño del stand
4. Promoción Pre-show: antes de la exposición
5. Prospectar en la exposición
- Abordar
- Evaluar
- Presentar
- Cerrar
6. Administración de contactos
7. Medición del R.O.I. (retorno de inversión)
LLAVE 1 ESTABLECIENDO OBJETIVOS Y METAS
Preguntas:
- ¿Por qué está exhibiendo?
- ¿Quién en su visitante meta?
- ¿Qué mensajes tratará de comunicar?
- ¿Qué le gustaría traer de la Expo como resultados medibles?
Objetivos Comunes:
- Extender las relaciones con sus clientes actuales e incrementar el negocio.
- Generar contactos para NUEVAS VENTAS.
- Posicionar la empresa, sus productos y servicios en la mente de visitante.
LLAVE 2.Propósitos de una Expo
- Cerrar ventas a corto plazo
- Crear una lista de clientes potenciales (Leads) mediano plazo
- Establecer nuevos contactos largo plazo
Necesidades de selección de espacio y personal
- Tome en cuenta que el personal será el único contacto que el prospecto tendrá con la compañía y que deben estar lo suficientemente informados para atender las necesidades de los visitantes. Le recomendamos que el dueño o gerente esté presente en las exhibiciones, así como también los mejores vendedores o empleados.
LLAVE 3. DISEÑO DEL EXHIBIDOR
Misión del exhibidor
- Capturar la atención del visitante
- Soportar al staff en su comunicación eficiente con su prospecto
Bases del Diseño:
- Diseñe basándose en sus objetivos
- Diseñe teniendo en mente sus ventajas competitivas
- Hágalo simple y agradable a la vista sin dejar de ser impactante.
Recuerde que:
Sólo tiene 3 segundos para comunicar: ¿Quién es usted? ¿Qué es lo que hace?
¿Qué es lo que ofrece?
Su exhibidor tiene que decir LO QUE USTED VENDE.
Ventajas Competitivas que puede resaltar:
- Distribución
- Tecnología
- Línea de productos y/o servicios
- Servicio y atención al cliente
- Calidad del producto y servicio
- Aplicaciones innovadoras
- Garantías
- Capacitación en el uso
- Tiempos de entrega
- Línea de crédito etc.
¿Cómo formular gráficos efectivos?
- Mensajes claros
- Concisos
- Orientados al visitante
- Imágenes que reflejen sus beneficios clave
- Imágenes impactantes.
LLAVE 4. PROMOCIÓN PRE-SHOW
- El 75 por ciento de los visitantes en una exposición llegan con una agenda ya preparada.
- Entre más grande es la exposición hay menor posibilidad que lo visiten.
- Las promociones pre-show incrementan la asistencia un 33 por ciento.
Herramientas pre-Show
- Correo directo
- Telemercadeo (confirmación a alguna actividad en especial durante la
exposición).
- Invitación del organizador
- Promoción de lanzamiento de nuevos productos
- Conferencias de prensa
- Artículos promocionales
- Patrocinios
- Publicidad en web, revistas, periódicos, etc.
LLAVE 5. PROSPECTANDO EN LA EXPOSICIÓN
Lo más importante en la prospectación durante una exposición es que el personal tenga:
- Actitud positiva
- Personalidad abierta
- Conocimiento del producto
- Localización adecuada
- Experiencia
- Horarios definidos
Revisar los 4 pasos de la prospectación:
- Abordar. Haciendo preguntas específicas durante 30 seg.
- Evaluar. ¿Cuáles son las necesidades del prospecto? ¿cuánto y quién compra? 2 min.
- Presentar. Información clave del producto o servicio que le serviría. 5-7
min.
- Cerrar. Tomar sus datos para poder darle seguimiento a futuro. 1-2 min
PROMOCIÓN DURANTE EL EVENTO
Actividades y promociones que incrementen la presencia de su compañía y atrae
a su mercado meta a su stand.
Herramientas:
- Display o exhibidor
- Registro del contacto
- Premios o regalos
- Presentaciones en vivo
- Demostraciones del producto
- Videos
- Señalización de alto nivel
- Gráficos de productos
- Señalización de la promoción
- Encuestas en el stand
- Ofertas de promoción
- Uniforme del staff
- Roles definidos del personal de Staff (con diferentes actividades y horario)
- Publicidad en el centro de exposición
LLAVE 6. ADMINISTRACIÓN DE CONTACTOS
Hoja de contacto:
Elabore una hoja de contacto en la que reúna la información necesaria del prospecto para su clasificación y seguimiento, ésta debe ser breve, con 10 preguntas como máximo, así como ser fácil y rápida de usar por los integrantes del staff.
Determine los contactos y clasifíquelos en:
-A- Realmente interesado en una compra de inmediato o a muy corto plazo
-B- Interesado por el producto y por conocer más acerca del y de la
empresa, con objetivos de compra a mediano plazo.
-C- Poco interesados y con muy pocas opciones de compra a largo plazo
Administrador de contactos.
Asigne un administrador de contactos quién reúna los leads y los procese cada noche para poder comenzar a establecer citas de trabajo con los contactos hechos
al siguiente día.
* Elabore cartas master de respuesta rápida para aquellos contactos muy
interesados en su producto.
Llame a todos los contactos
- Llame a sus contactos durante la siguiente semana después del evento.
- Llámelos de nuevo y trate de hacer el mayor número de citas posibles
- Esté pendiente de que el seguimiento se lleve a cabo
- Informe al vendedor que será muestreado
- Publique los resultados de contactos por vendedor
LLAVE 7. MEDICIÓN DEL R.O.I.
- Mida todos sus resultados, contactos, citas, ventas, cantidad en dinero, posibles ventas, etc.
* recuerde que usted sólo controla lo que mide
- Contactos calificados
- Retroalimentación del personal del stand
Visitantes a su stand (alcance) = personas que pasan ÷ muestreos de 10 min (porcentaje).
Conversión a ventas = total de ventas ÷ el costo total de la participación en el evento.
Costo por contacto = Costo total de la participación en el evento ÷ total de contactos.
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